(foto: https://pixabay.com/nl/photos/feedback/?)

Het klinkt je waarschijnlijk bekend in de oren: je werkt aan een taak voor je leidinggevende of voor een collega. Je levert de taak af en krijgt een (welgemeende) dank. Het is natuurlijk een mooi gebaar en dat doet je plezier. “Dank je” is een mooie kers op de taart…maar siert de kers genoeg of verlang je naar meer?

Help…verborgen feedback?

Inderdaad, misschien had je andere verwachtingen. In de plaats dat je collega je een schouderklopje geeft, had je misschien graag gehoord dat je goed werk hebt afgeleverd, dat je hebt bijgedragen tot een sterke prestatie van het team.  Maar misschien vindt je collega dat hij je via dit compliment ook echte feedback geeft: hij laat doorschemeren dat hij je prestatie puik vindt. Alleen, jij begrijpt het niet op die manier. Feedback kan dus best een complex verhaal zijn.

Wat is feedback?

Feedback is ingeburgerd in verschillende maatschappelijke contexten: van het onderwijs tot in je loopbaan krijg je feedback. Ook in relaties met mensen (vriendschappen, kennissen, familie…) wordt feedback uitgewisseld.

Feedback betekent o.a. het volgende:

Feedback geven: “de ander te vertellen hoe zijn verbale of non-verbale gedrag overkomt, met de bedoeling de ander te laten weten wat je van zijn gedrag vindt, het gedrag eventueel te beïnvloeden en/of de relatie te verbeteren”. Of, wanneer je de ontvanger bent: “hoe we over onszelf leren op grond van onze ervaringen en die van andere mensen”[1].

Er bestaan verschillende soorten feedback (ik beperk me hier tot een paar soorten, maar je vindt er een hele resem in de vakliteratuur): waardering, coaching en evaluatie. De kunst is om ze niet te verwarren 😊. Even concreet:

• Waardering: je stelt iets of iemand op prijs, je geeft iemand een schouderklopje, in zekere zin moedig je de persoon aan, je geeft aan dat je de persoon erkent en “ziet”
• Coaching: je geeft aanwijzingen aan iemand om ze te helpen iets te leren, te verbeteren, een groei in kennis of vaardigheden te bereiken
• Evaluatie: een beoordeling, klassering of classificatie: je leert iemand concreet waar die staat in zijn gedrag, prestatie, enz.

In het voorbeeld hierboven kreeg je van je collega waardering terwijl jij eerder een evaluatie had verwacht. Je had graag geweten of je taak aan de verwachtingen voldeed. In die situatie zat je dus niet op dezelfde golflengte als je collega. De kunst is om elkaar juist te leren begrijpen.

Hoe loop je op het juiste spoor?

Over hetzelfde voorbeeld, de welgemeende “dank”, kan je zeggen dat “dank je” voor brede interpretatie vatbaar is. Net omdat jij graag een evaluatie wil maar je collega eerder appreciatie uitdrukt, bestaat het gevaar dat je zijn appreciatie op verschillende manieren interpreteert: betekent de appreciatie dat je de taak mooi binnen de deadline hebt afgerond? Dat je je collega of leidinggevende geholpen hebt om tijd uit te sparen?

Om dit te vermijden, komt het eigenlijk neer op de basics die we vaak vergeten: duidelijke communicatie! Maak aan elkaar duidelijk welk doel je feedback heeft. Als feedbackgever: wil je een evaluatie geven? Wil je eerder coachen? En idem als feedbackontvanger: wil je gecoacht worden? Wil je waardering krijgen?

Feedback kan zijn doel missen in drukke tijden, bijv. wanneer je uit tijdsgebrek snel “dank je” mailt in plaats van een volledige feedback te geven. Maar in rustigere momenten zoals tijdens face-to-face gesprekken of teamvergaderingen, kan je tijd nemen om duidelijk je doel van feedback te beschrijven: vat het gesprek aan door te zeggen dat je wil coachen, dat je een evaluatie wil geven, kader zoveel mogelijk…zeker ook een aanrader voor moeilijke gesprekken. En vooral: spreek af met je collega dat er altijd ruimte is om de gegeven feedback ook achteraf te bespreken. Misschien heeft je collega de feedback toch anders begrepen na een nachtje herkauwen of zijn er vragen gerezen die hij je nog wil stellen. Feedback is een methode die het beste uitpakt als beide partijen het eens kunnen worden over de echtheid en waarde van de feedback voor beiden.

Basistips voor goede feedback

Als je er klaar voor bent om feedback te geven, dan kan je altijd terugvallen op een paar basistips:

• Beschrijf veranderbaar gedrag (je speelt niet op de man, wel op de bal!): het is niet de bedoeling om de persoonlijkheid van je gesprekspartner te veranderen, wel om gedrag te bespreken – niet alleen negatief maar ook positief gedrag!
• Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt waargenomen: verval niet in algemeenheden maar geef specifieke voorbeelden (tijd, datum, context, enz.)
• Gebruik een ik-boodschap: die is minder aanvallend, zeker bij negatieve feedback
• Geef aan welk effect het gedrag van je gesprekspartner op je heeft: dit kan ook positief gedrag zijn – door de efficiënte hulp van je collega bij een taak heb je bijv. een strakke deadline kunnen halen
• Laat je gesprekspartner reageren: ik gaf het hierboven al aan, maar spreek af dat feedback bespreekbaar blijft
• Verken samen oplossingen en mogelijkheden: bij negatief gedrag, kan je aanpassingen bespreken, maar positief gedrag kan je ook zeker blijven aanmoedigen!

 En het nut ervan?

Negatieve feedback is niet altijd gemakkelijk te slikken. Ook daar blijft goede en duidelijke communicatie belangrijk: blijf als ontvanger ook aangeven waarmee je worstelt na de feedback. Maar als je het hele plaatje bekijkt, heeft feedback veel waarde:

• Je krijgt gedetailleerde uitleg over je prestatie (in het geval van een evaluerende feedback)
• Feedback doet groeien: inderdaad, je groeit als medewerker wanneer je constructieve feedback krijgt; bovendien kan je die ook gebruiken buiten je professionele context om ook privé te groeien als mens
• Je neemt je blinde vlekken waar en ook dat hoeft niet negatief te zijn: misschien hadden je collega’s al snel door dat je een sterke planner bent, een rasechte netwerker…
• Feedback geeft je richting: het bevestigt of ontkent opvattingen die je over jezelf of anderen had, manieren om te handelen, om dingen gedaan te krijgen…neem het kompas dus stevig in handen en gebruik feedback als krachtig instrument om je professionele ervaringen in stevige banen te leiden

Inspiratie…meer lezen?

Tja, als HR-professional met een grote honger naar goede lectuur, blijf ik inspiratie halen uit boeken die mijn pad kruisen! Meer lezen: “Feedback is een cadeautje” / auteurs: Douglas Stone & Sheila Heen.

Veel succes…in duidelijke feedback geven!

[1] Feedback is een cadeautje, Douglas Stone & Sheila Heen, p. 17.