Summer challenge#1 – stoppen met verzuipen in mails

Mailbox-summerchallenge1

(foto: https://pixabay.com)

Oh ja…de seizoenen zijn denderend voorbijgevlogen sinds mijn laatste blogpost!!

Tja, ik schreef er ook over in werk en studeren, maar mijn specialisatie in HR, waar ik nu al 2,5 jaar aan voor het studeren ben, heeft toch heel wat tijd en energie opgeslorpt! Mijn blogtijd heb ik dus aanzienlijk ingeperkt de voorbije maanden :(. Maar eindelijk…het is zomer, mijn afstudeertermijn is bijna in zicht, en ik vind alweer inspiratie om over mijn professionele wedervaren te schrijven!! En meteen ook om wat nieuwe focuslenzen te vinden die ik met veel plezier kan richten op nieuwe blogonderwerpjes 🙂

Deze zomer ga ik voor mezelf een aantal uitdagingen aan (nu ja, ik zal er de zomer niet mee toekomen hoor :)). Het zijn kleine (of soms grote) dingen die ik al lang eens wil uittesten op het werk, of ernaast. Ik heb de voorbije tijd dan wel af en toe eens stilgestaan waar ik wil aan ‘werken’ in mijn werk. Ik kan er uiteraard zeker ook mijn baas mee plezieren, maar vooral mezelf: de kleine tips & tricks die het leven zo veel leuker maken wanneer je in de werkwereld goedgevulde dagen hebt en daarnaast alles in goede banen moet blijven leiden.

Mijn eerste uitdaging deze zomer is mijn overvolle mailbox. Een aantal maanden geleden stelde ik vast dat ik ‘leefde’ van mijn mailbox. Er was zowaar geen tijd meer om mijn taken deftig geordend te krijgen. Ik kreeg dan stressaanvallen en bleef gewoon maar mailen en terugmailen op alles wat er binnenkwam. Ik heb me dan voorgenomen om (in combinatie met een gesprek met mijn leidinggevende over de werklast:)) voor mezelf een ‘mailpoetsdienst’ in te plannen. Hoe ben ik te werk gegaan?

Mijn mailbox overview: what’s in, what’s out?

Ik maak tijd om uit te maken wat er in mijn mailbox hoort: zijn het informatieve mails die ik later lees, zijn het taakmails, zijn het goedgekeurde vergaderverzoeken, enz. Ik plan nu steeds in mijn agenda tijd om structuur te krijgen in mailbox en zodra ik die structuur en inhoud zie, verplaats ik ze naar mapjes: taakmapje, een opvolgmapje, de prullenbak (altijd leuk :)), andere mapjes, enz. In mijn verzonden items check ik of ik alle mails die in tussentijd werden opgevolgd, ook kan schrappen. De boodschap is: keep it light 🙂

Over naar mijn to do’s

Ik zet ze zowel op papier als in mijn Outlooktaken. Op papier zet ik altijd de dringendste zaken: wat ik moet ik gedaan krijgen vandaag, deze week? De andere taken parkeer ik zorgvuldig in mijn Outlooktaken met de juiste timing. Op die manier houd ik geen 100 zaken tegelijk ‘alive’ in mijn hoofd zodat het niet gaat oververhitten met to do’s, herinneringen, andere. Mijn Outlooktaken doen dat nu in mijn plaats en zenden mij een signaal wanneer ik eraan moet beginnen 🙂

De grote structuur!

En rust vind ik ongetwijfeld als ik een tekening maak met mijn grote takenstructuur: welke hoofdtaken zitten in mijn takenpakket? En welke kleine taken hang ik eraan? Ik maak een overzicht van kernwoorden op papier – de ‘naloper’ van mindmapping 🙂 – en met die sleutelwoorden maak ik een geordend geheel. Handig toch?

De komende weken…

Oh ja, dit wordt deftig uittesten hoor! Met alle honderd taken die erbij komen, word ik best wel uitgedaagd om mijn mails en bijhorende taken goed in structuur te houden.

En wat leuk is: ik krijg een nieuwe pc van het werk, misschien de kans om het ‘keep it light’ te houden? Clean pc = clean hoofd 😊

En de komende weken denk ik verder na over nieuwe challenges…

Heel veel zomerplezier gewenst!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s