Wanneer je als nieuwe medewerker start in een bedrijf, heb je hoge verwachtingen van je werkgever. Logisch. Je hebt voor een nieuwe job gekozen omdat die beter aansluit bij je professionele doelstellingen en uitdagingen, en je verwacht dat die er zullen zijn. En je nieuwe werkgever heeft tijdens het finale interview ook beloftes gedaan en afspraken vastgelegd waar jij je helemaal in kunt vinden…En dus niet meer dan normaal dat je veronderstelt dat je werkgever deze lijn mooi doortrekt en je meeneemt in het beloofde verhaal!

Onboarding is een verhaal

Onboarding, m.a.w., het onthaaltraject voor nieuwe medewerkers, is een verhaal dat een werkgever vooraf moet uitdenken. Naast verplichte wettelijke informatie die je als nieuwe medewerker moet krijgen (preventie, veiligheid, arbeidsreglement, enz.), zijn er ook alle noodzakelijke stappen om je echt thuis te voelen binnen de organisatie: kennismaking met je collega’s én de organisatie (wordt vaak vergeten: organigram, missie, visie, de bedrijfscultuur), de opleidingen die je nodig hebt om helemaal je draai te vinden in het bedrijf en je job, coaching, begeleiding…en een klankbord voor al je vragen en onzekerheden, nl. een mentor, een meter of peter, een collega die je met raad en daad bijstaat tot je voldoende bent ingewerkt.

Het is bewezen dat onboarding essentieel is om een goede werkrelatie werkgever-werknemer te creëren. Nieuwe werknemers die een goede onboarding krijgen, zijn vaak gelukkiger op de werkplek en blijven ook langer bij de organisatie. Ze integreren zich ook sneller en zijn gemotiveerder om zich snel in te werken.

Stappen voor een goede onboarding

• Een goede voorbereiding: management en leidinggevende moeten dit traject volledig tot in de puntjes uitstippelen: hoe wordt de nieuwe collega onthaald? Met wie zal de collega de eerstkomende dagen ontmoetingen hebben? Welke opleidingen komen aan bod en in welke volgorde? Welke tools heeft de werknemer nodig om vlot te kunnen starten? Is de leidinggevende van de nieuwe medewerker ook goed op de hoogte van alle stappen? Ook belangrijk: klopt dit met de timing binnen de dienst wanneer er andere deadlines, projecten lopen? enz. Laat geen vragen onbeantwoord…en denk goed na over de stappen, bevraag ook medewerkers en andere leidinggevenden om dit proces vorm te geven.

De meeste organisaties ontwikkelen als gevolg daarvan een vast onthaaltraject dat als ‘work in progress’ wordt beschouwd. Het is een vast traject maar er wordt telkens aan gesleuteld wanneer de organisatie evolueert en dat een impact kan hebben op het onthaaltraject.

• Teruggrijpen naar het eindgesprek: welke afspraken werden er toen gemaakt? Heeft de nieuwe medewerker daarover nog vragen? Zijn er nog onduidelijkheden? Zorg ervoor dat je na de eerste werkdag van de medewerker snel een gesprek vastlegt. Onboarding ligt in het verlengde van het eindgesprek dat soms ook wel ‘preboarding’ wordt genoemd. M.a.w., het eindgesprek is al een startpunt voor de nieuwe werkrelatie!
• Het proces volgen: onboarding is een proces, dus kan je als werkgever onmogelijk verwachten dat je nieuwe medewerker 100% meedraait na een paar maanden. Ongeacht van de complexiteit van de job, krijgt de werknemer veel informatie en indrukken te verwerken. Iedere werknemer op zijn tempo, maar onboarding neemt tijd in beslag. Geef die tijd om goede fundamenten te leggen voor de samenwerking!
• Coaching & begeleiding: je nieuwe medewerker wordt voor de leeuwen gegooid en je kan als werkgever onmogelijk verwachten dat hij daar volledig alleen zijn weg in vindt. Coachen, begeleiden, feedback vragen en geven…zijn essentiële stappen. Maak de goede afspraak om snel een feedbackgesprek in te plannen, toch binnen de eerste maanden na aanwerving, waar in dialoog ervaringen kunnen worden uitgewisseld. Geef de medewerker zeker een ruim forum om zijn indrukken te toetsen, te delen, vragen te stellen, een mening te geven over de jobinhoud, enz.

Valkuilen die een goede onboarding in de weg staan

De grootste valkuil, waaronder je alle andere valkuilen kan onderbrengen, is dat je er als werkgever van uitgaat dat alles vanzelfsprekend is. En dat je je niet kan verplaatsen in de nieuwe medewerker die nagenoeg niets weet.

Sta stil bij volgende elementen die je als werkgever soms heel erg vanzelfsprekend vindt:

• Informatie: wat jij al kent, is allerminst bekend voor de nieuwe werknemer. Waar vindt hij het snelste, gemakkelijkste de nodige informatie? Via het intranet, handleidingen? Neem tijd om die informatie gestructureerd en vooral gedoseerd door te geven.
• Missie, visie, bedrijfscultuur: breng je organisatie dichter bij je nieuwe medewerker door uitleg te geven over de bestaansreden van de organisatie, haar cultuur, haar strategie, enz. Neem tijd om alle vragen hierover ook achteraf te beantwoorden. En besef dat de nieuwe medewerker ook tijd zal nodig hebben om zich thuis te voelen in de organisatie.
• Begeleiding: zorg ervoor dat je werknemer steeds een contactpersoon of mentor heeft op wie hij kan terugvallen, dat hij weet wie hij kan bellen of mailen wanneer hij bijv. alleen staat voor een taak, of de permanentie moet waarnemen: een collega die kan helpen, een leidinggevende, een aangewezen peter, meter, mentor…en waak erover dat die persoon zijn rol ook vervult!
• Tijd: als leidinggevende loop je soms van het ene project naar het andere en bovendien moet je ook nog ‘die nieuwe’ managen…sta erbij stil dat onboarding een prioriteit is. En denk na over een tijdschema waar de nieuwe medewerker ook voldoende ruimte krijgt om met jou samen tijd door te brengen. Loop niet achter de feiten aan maar plan dit voldoende op voorhand in.

En daar sta je als werknemer…wat nu?

Het onboardingverhaal begint bij je werkgever; maar als medewerker sta je natuurlijk aan de andere kant met jouw verwachtingen. Helaas maakte ik het zelf een aantal keren mee dat mijn onthaaltraject niet zo vlot verliep. Soms waren die ‘akkefietjes’ niet zo onschuldig en dat kelderde mijn motivatie. En vond ik het niet zo evident om weer te geloven in mijn jobkeuze. Wat liep er mis?

• Ooit solliciteerde ik voor een vacature die door een eenvoudige copy/paste werd overgenomen van een andere vacature…ik had gesolliciteerd voor een andere dienst en zeer gelijkaardige, maar ietwat andere vacature zonder het te beseffen…pas na mijn aanwerving werd de fout ontdekt!
• De collega’s die mij opleidden, hielden het voor bekeken na een paar weken…geen tijd, geen zin…en daar sta je dan…
• Je staat er alleen voor (letterlijk): ik zat soms in een bureau zonder collega’s (mijn mentor ‘nergens te bespeuren’) en dan krijg je allerlei taken en heb je niemand om iets mee af te stemmen…dan voel je je soms benauwd omdat je je taakgever (manager) moet gaan vragen hoe iets in z’n werk gaat…waarop die je dan wandelen stuurt omdat het zijn taak niet is jou dit uit te leggen…

Het vervelende van die akkefietjes die in zo’n vroeg stadium voorvallen, is dat ze – helaas – een blijvende indruk maken. Ik maakte dit zelf ook mee waardoor ik me onzeker en soms ongelukkig voelde. En zonder klankbord vond ik het ontzettend moeilijk om mijn zorgen te delen. Ergens had mijn werkgever wel een aantal dingen moeten kunnen inschatten, maar die bleef steken in het ‘vanzelfsprekend’ verhaal.

Toch wil ik een aantal tips meegeven om jouw onboardingverhaal tot een succes te maken:

• Als je echt 100% overtuigd bent van je jobkeuze (juiste werkgever, correcte beloning, leuke uitdagingen, enz.), en je voelt dat je op de juiste plek zit, dan lukt het soms wel om die mindere vlotte onboarding terug in zijn context te plaatsen. Dat het gaat om ongelukkige omstandigheden wordt soms ook bevestigd door een leidinggevende die toegeeft dat hij te weinig aanwezig was, je mentor die meldt dat hij inderdaad vergeten was je bepaalde informatie mee te geven, je medecollega’s die in moeilijke werkomstandigheden zaten en eerlijk meldden dat ze het net iets te druk hadden om zich voldoende over jou te ontfermen… echter: blijf er niet mee in je maag zitten! Neem het op met je leidinggevende: door aan je leidinggevende feedback te geven, kan hij ook ingrijpen om zaken recht te zetten, zien waar het fout gelopen is en je de nodige steun bieden.

Heb je het gevoel dat je motivatie wel volledig wegblijft na je onboarding hindernissenparcours? Stel jezelf de vraag of er meer aan de hand is. Misschien ben je diep vanbinnen toch niet volledig overtuigd van je jobkeuze?

• Als je mentor of peter/meter je in de steek laat, neem dit dan op met hem/haar. Het vergt wat assertiviteit, maar de begeleiding werd je beloofd en moet ook waargemaakt worden. Kan je het niet rechtstreeks bespreken met je peter, meter of mentor (bepaalde gevoeligheden)? Vraag dan na bij wie je hiervoor terecht kan. Bekijk of je met een HR-verantwoordelijke of vertrouwenspersoon kan overleggen.
• Feedback: was je ergens niet zo gelukkig mee? Of heb je de indruk dat er aan je verwachtingen werd geknaagd? Geef ook feedback aan je werkgever. Je werkgever krijgt dan ook de kans om een reactie te geven op de foutjes, de niet-waargemaakte afspraken…misschien zijn er redenen voor die je niet kent, kan een afspraak pas op een later stadium ingaan, is het een misverstand…werkgevers ‘vergeten’ soms afspraken, niet uit slechte wil, maar omdat ze vele zaken aan het hoofd hebben. Op die manier vermijd je dat er onduidelijkheden, onzekerheden blijven leven die je te lang zou meedragen in je nieuwe werkcontext. Hoe sneller de lucht geklaard is, hoe gemakkelijker de professionele relatie verder kan worden opgebouwd.
• Vraag ook expliciet naar coaching, begeleiding…als je voelt dat die te weinig aanwezig is. Op die manier toon je initiatief, geef je duidelijk aan dat je ervoor gaat én krijgt je werkgever het signaal krijgt dat er sturing nodig is. Op die manier werk je ook constructief aan je integratie en daar kan je alleen maar de vruchten van plukken!