Hybride werken is volledig “in”; als gevolg zit ik hoe langer hoe vaker in online vergaderingen en opleidingen. En dat blijft wennen.  Voor online afspraken hop ik afwisselend van de ene applicatie naar de andere: van Microsoft Teams naar Zoom, tussendoor zit ik ook nog op Skype of krijg ik de vraag van een collega om iets via een Whatsapp video call uit te leggen. Iedere applicatie heeft dan ook haar eigen technische bijzonderheden: nieuwe instellingen, andere configuratie van het online scherm, verschillende manieren om in te loggen, enz. En zodra je alle technische aspecten eindelijk hebt kunnen regelen, moet je je bovendien ook nog comfortabel voelen tijdens het online evenement: want hoe gemakkelijk voelt het om een online evenement te volgen? En hoe zorg je voor meer comfort? 

Technische check vooraf 

Ik voel vaak een lichte stress dat er iets fout zou lopen met een onlinevergaderapplicatie. Zeker wanneer ik aan een belangrijke vergadering deelneem of een opleiding volg waar ik word verondersteld stipt op tijd te zijn. Ik neem geen risico’s en log me vooraf in om te zien of ik vlot in de online ruimte geraak. En ook al krijg ik de link pas een uurtje op voorhand, toch ga ik die snel aanklikken voor een technische controle. 

Vooraf de instellingen goed uittesten, vind ik voor mezelf een must: hoe kan ik de schermgrootte aanpassen? Kan ik een virtuele achtergrond instellen? Slaag ik erin om een document te delen? Ik check ook of de videocamera, microfoon en luidspreker naar behoren werken. En als er een probleem is met het gebruiksgemak van de applicatie, dan meld ik het al aan de organisator. 

Materiaalcheck 

Net zoals bij een fysieke bijeenkomst, leg ik allerlei materiaal klaar: een notaboekje, schrijfgerief, een uitdraai van de cursus, mijn PC-lader (zo’n onlineapplicatie vreet wel aan je batterij!). En zeker niet vergeten: een fles water, thee of voedingsmiddelen om tijdig iets te drinken of eten. Het zou niet de eerste keer zijn dat een bijeenkomst uitloopt en ik geweldige honger of dorst heb! 

Vervolgens installeer ik mijn twee schermen: op het ene scherm zit ik in de online ruimte en op het andere kan ik elektronische nota’s uittypen. Maar dat is niet altijd handig: het vergt wat coördinatie en je bent er sneller door afgeleid. Daarom is mijn notitieboekje mijn “back-up”. Bovendien kan het gebeuren dat andere deelnemers je zien wegkijken naar je andere scherm. En als je je geluid niet uitzet, horen andere deelnemers jou typen.  

Ijsbreker 

Een onlinebijeenkomst voelt vaak oncomfortabel aan. Ik ging ervan uit dat ik de enige was die dit voorhad, maar collega’s en vrienden ervaren hetzelfde. Een tip is om je eigen “ijsbreker” te vinden: iets ondernemen wat je helpt om je goed te voelen tijdens een onlineactiviteit. Ik probeer vaak als eerste het woord te nemen, sla een praatje met mensen die al aanwezig zijn, of ik noteer al op voorhand wat ik tijdens een voorstellingsrondje wil vertellen over mezelf. 

Goed gevoel en comfort 

Ik leerde uit mijn onlinebijeenkomsten dat goed gevoel en comfort vooral tussen je oren zit. Hoe relaxter en spontaner ik aan zo’n bijeenkomst begin, hoe vlotter het gaat! Maar net zoals bij een fysieke bijeenkomst, bereid ik me voor. Die voorbereiding is des te belangrijker voor een online meeting. Ik merk dat ik bij momenten minder spontaan ben, soms de draad verlies, omdat ik op een scherm zit te kijken waarop ik niet alle deelnemers kan zien of net te veel opvang. Mijn nogal detailgerichte brein brengt me dan van mijn stuk. In een “virtueel” evenement zitten, kan aanvoelen als “niet echt aanwezig zijn”, maar ook niet echt de aanwezigheid van anderen ervaren: je vangt de lichaamstaal van anderen minimaal op, je interpreteert signalen anders. Dus neem ik vooraf goed door welke het doel is van de bijeenkomst en mijn rol daarin. Die kleine voorbereiding schrijf ik uit en herhaal ik luidop tegen mezelf.  

Ook leerde ik dankzij de ervaringen van anderen, dat we tenslotte in hetzelfde schuitje zitten. Iedereen moet leren wennen aan online vergaderen of opleidingen volgen, iedereen heeft een andere technische bagage, en het gaat erom begrip op te brengen voor elkaars deelname en inbreng wanneer technische moeilijkheden voor hinder zorgen 

Hulp & pauzes 

Ervaren trainers zullen in een onlineopleiding wel alle nodige info en hulp aanreiken, via chat, mondeling, en zullen ook pauzes aangeven.  Maar vraag zelf ook hulp aan anderen tijdens de meeting wanneer je even vastloopt. Of vraag een pauze wanneer een meeting lang wordt. Pauzes kunnen alleen maar de concentratie aanwakkeren en je voldoende fut geven om de meeting ook online energiek uit te zitten !