Als human resources-medewerker ben ik aanspreekpersoon voor vragen of twijfels van medewerkers. Dan is het ook niet abnormaal dat ik eens moeilijke gesprekken heb en door lastige vragen word overvallen (ook al zijn er ontzettend veel positieve gesprekken:)). Ermee omgaan blijft een uitdaging ook al heb ik er ondertussen al uren gesprekservaring op zitten. 

Ademen 

Wanneer ik een gesprek heb ingepland, dan maak ik tijd voor een ademhalingsoefening ervoor. Rust in het lichaam, rust in het gesprek, denk ik dan. Ik kan moeilijk op voorhand inschatten hoe een gesprek zal verlopen. Het is me al vaker overkomen dat een gesprek een volledig andere wending neemt. Dankzij een korte ademhaling ben ik rustig en gefocust.  

Komt een medewerker toch in alle paniek naar mijn bureau gerend voor een dringend, onvoorbereid gesprek? Ook dan focus ik me goed op mijn buikademhaling. Alsook op mijn eigen rustige zelf zodat ik dat ook uitstraal. En in negen op tien gevallen wordt mijn gesprekspartner ook rustiger:-)  

De toon begrijpen 

Vaak voel je de bui al hangen in het begin van een gesprek: medewerkers die hun hart willen luchten of gaan klagen, geven het snel aan. En er zijn verschillende manieren waarop je kan omgaan met de gemoedstoestand van een medewerker. Ik laat tijd en ruimte om emoties te ventileren, maar ik vraag ook door. Dan pik ik in op wat een medewerker bedoelt met zijn/haar negatieve uitlating, wat erachter schuilt. En waarom er vandaag een lawine aan emoties loskomt? Als ik die vraag stel, dan merk ik dat medewerkers hun emoties even on hold zetten. Ze verwachten de vraag niet altijd en beseffen dan dat hun emoties de bovenhand hebben genomen. En doorvragen naar positieve emoties scoort ook: het helpt de medewerker te relativeren en zijn/haar gemoedstoestand te kaderen.  

Positief afsluiten vind ik belangrijk. Zodat niemand met negatieve gevoelens blijft zitten en ikzelf ook niet 😊 Ook wil ik constructief blijven: wat nemen we mee uit dit gesprek dat helpend kan zijn voor de medewerker en zijn/haar toekomst? Voor het vervolg van de loopbaan? 

Mijn eigen ruis stilleggen 

Het lastigste dat me overkomt tijdens zulke gesprekken, is dat ik al heel snel een interne dialoog begin: wat nu te zeggen? En o wee als ik niet meer weet wat gezegd?  

Ik leer nog elke dag om mijn innerlijke dialoog te stoppen door mezelf telkens terug te brengen naar het gesprek. Innerlijke ruis staat goed luistergedrag in de weg en je geeft er jezelf een hoop extra stress en druk mee. Daarnaast meld ik tijdens het gesprek wanneer ik luidop meedenk over wat een medewerker net heeft gezegd of gevraagd, zodat ik mezelf ook wat tijd kan geven om een antwoord te formuleren, iets te analyseren of input af te toetsen. Of ik vraag aan een medewerker wat hij/zij nog ervaart, eraan wil toevoegen, enz. Dat zorgt voor een gesprekspauze 😊. 

De reddingsboei: moet ik het wel allemaal oplossen? 

Ik betrap me er nog geregeld op dat ik met kant-en-klaar advies wil komen zwaaien tijdens zo’n gesprek. Het is een meerwaarde wanneer ik tips & tricks of  ervaringen kan aanreiken. Maar ik zet  mensen aan tot het zelf zoeken van een oplossing, om zelf actie te ondernemen. Op die manier versterk ik ze in hun autonomie en zelfredzaamheid 😊