Op de werkvloer is een goede e-mailcommunicatie niet vanzelfsprekend. Ik erger er mij regelmatig aan hoe nonchalant sommige diensten omspringen met mailverkeer: van specialisten in omslachtigheid tot taalbeknibbelaars, en managers die gortdroog mailen over “personeel als heel hoge loonkost”. Ondoordachte e-mails kunnen zelfs de meest goedgemutste medewerker de kast opjagen. 

Hieronder geef ik een paar (uiteraard niet-exhaustieve) e-mailtips mee die ik zelf ook probeer toe te passen 🙂 

Actie? 

Waar het al snel eens fout loopt in mails: de call to action (of het gebrek eraan). Een e-mail versturen zonder dat je vooraf hebt uitgemaakt wat je ermee wil bereiken, is een succesreceptje voor gebrek aan respons van je ontvanger. Wil je informeren? Moet je ontvanger actie ondernemen? Dan helpt het zeker om dat te verduidelijken: “ter info” of “kan ik je mening hierover krijgen”? “Kan je hiervoor actie ondernemen”?  

Verplaatsen in je ontvanger 

Leer je verplaatsen in de ontvanger en vraag je af wat hij/zij zou moeten lezen in je boodschap. Niet altijd evident want het veronderstelt afstand nemen van je tekst en kritisch herlezen van je boodschap.  Heb je twijfels? Vraag een collega om je e-mail na te lezen, zodat hij/zij kan zeggen hoe je mail wordt geïnterpreteerd. Oefening baart kunst en regelmatig feedback krijgen (van collega’s of ontvangers) zal ongetwijfeld bijdragen tot de kwaliteit van je e-mailteksten.  

Je eigen communicatiestijl of mimesis? 

Ik hield er altijd aan om mijn eigen communicatiestijl trouw te blijven. Maar stelde vast dat mijn manier van mailen ook wel eens ergernis veroorzaakte bij ontvangers (tja, de blinde vlek!). En ik worstel eerlijk gezegd nog altijd met kortbondige communicatie. 

Ik zocht – en vond – de gulden middenweg door in uitgebreidere zinnen te communiceren met ontvangers die wat literaire overdaad appreciëren. En ik hou het kort voor mijn gejaagde, “liefst to-the-point”-ontvanger. Maw, Ik imiteer de stijl van de ontvanger maar daarvoor moet je natuurlijk wel zijn of haar stijl leren kennen. Maar ook daarbij probeer ik mijn eigen persoonlijke toets niet uit het oog te verliezen.  

E-mailetiquette 

Terwijl ik me druk maak over de collega die in hoofdletters mailt en dus volgens de e-mailetiquette aan het schreeuwen is, besef ik ook dat velen de e-mailetiquette niet kennen of er een eigen interpretatie aan geven. Nogal wat generaties zijn opgegroeid zonder internet en e-mails. Bovendien evolueert die e-mailetiquette: de aanwezigheid van emojis bijvoorbeeld geeft heel veel gelaagdheid aan je e-mail.  

Daarom begin ik aan een mail zoals een “ouderwetse” brief: ik behoud de aanspreking, ik eindig met een groet, en denk goed na over het gebruik van leestekens en emojis, en natuurlijk ook over de inhoud. Ik probeer met zorg te communiceren. Want e-mailgevoeligheden bestaan vast en zeker. Een zorgvuldige mail speelt meer in je voordeel dan je zou denken! 

Empathie in de mail? 

Ik neig zelf wel naar empathie in mijn mails terwijl anderen er liever geen of weinig tijd aan spenderen. De context en de aard van je boodschap zullen bepalen welk dosis empathie je gaat inzetten.  

Empathie is natuurlijk nog een andere zaak dan beleefdheid. Beleefd blijven is altijd een goede zaak…want e-mailverkeer kan niet worden uitgewist. Bovendien onderschatten we vaak de impact van een “onbeleefde” mail wanneer je collega’s hoort klagen “zie welke e-mail ik nu ontvang…!” 

Allen beantwoorden 

Ik kreeg het ooit van een leidinggevende goed ingepeperd dat ik de “allen beantwoorden-optie” dringend moest gaan gebruiken. Ik zondig er mij soms nog aan omdat ik geen heen- en weer e-mailverkeer wil opzetten met een heleboel ontvangers, maar toch merk ik dat “individueel beantwoorden” ook heleboel inefficiëntie in de hand kan werken vooral als een collega een collectieve call to action uitzendt. Dan is het fijn te lezen of anderen ook die call to action eerbiedigen. Dus kijk wat er nodig is in de ene of andere situatie maar negeer “allen beantwoorden” niet zomaar.