Foto: newpurpose.nl (pinterest)

Vergaderen in tijden van smartphones, applicaties, swipes…het is me wat! Verleiding en afleiding genoeg, en dat kan je alleen vermijden als je vergadering boeiend genoeg is om je hoofd bij het thema te houden. Hoe vergader je efficiënt?

Iedereen wil vergaderen!

Zorg voor een goede motivatie of insteek voor je vergadering:

• bekijk thema’s die “leven” bij de collega’s of het team en die je tijdens een vergadering kunt behandelen: een teamfeestje organiseren? Het klassement een moderne “schwung” geven? Een nieuw teamproject de nodige drive geven?
• komt die oersaaie budgetvergadering er weer aan? Waarom niet nagaan of je binnen dit thema kunt variëren en zoeken naar aandachtstrekkers: een budget voor een innovatief project, nieuwe intiatieven, opleidingen die je wil organiseren?
• zorg ervoor dat verschillende thema’s aan bod komen: ook al moet er een beslissing vallen over een thema, wissel het af met andere thema’s, zorg voor genoeg variatie.

De voorzitter

De rol van de voorzitter wordt vaak onderschat. Hij is de echte leider van de vergadering, en trekt best voldoende krediet naar zich toe zodat hij overenthousiaste collega’s een beetje kan intomen. Bovendien bewaakt hij/zij zorgvuldig de agenda. Vergaderingen verwateren vaak omdat de agenda te weinig werd gevolgd. De voorzitter kan vriendelijk en diplomatisch aan de vergaderbel trekken wanneer overbodige thema’s de bovenhand krijgen.

Toch zijn er best ook een aantal aandachtspunten te volgen wanneer je zelf de vergadering voorzit:

• ben je zelf niet te lang aan het woord?
• heb je de agenda en timing goed ingeschat?
• luister je voldoende naar de anderen?
• ben je goed voorbereid?
• hoe zit het met je stemvolume, melodie, intonatie?

Timing

Inderdaad, timing is belangrijk om het smartphone- en ander afleidingsgedrag van je deelnemers af te remmen. Besteed aandacht aan een evenwichtige timing per vergaderpunt. Liep het vorige keer niet zo vlot met je timing? Noteer de tijd die je besteedde aan een punt en evalueer of het te kort of te lang was. Hou dit reeksje bij tot je erin slaagt om je timing goed te krijgen. Heb je hulp nodig? Vraag een collega-deelnemer aan de vergadering om je verwittigen wanneer je timing uitloopt.

Vergeet bovenal ook niet de essentiële vergaderpauzes. Als je weet dat de maximum concentratietijdspanne ongeveer 30 tot 40 minuten bedraagt, dan weet je ook wanneer de deelnemers afleiding zullen zoeken…

Agenda

De agenda is onvermijdelijk de leidraad van de vergadering. Daarom hou je best met een paar zaken rekening:

• alle deelnemers bereiden de agenda voor: een ellenlange vergadering met  een heleboel budgetpresentaties zet zelfs de boeiendste cijferaar aan tot wanhoop. Zorg er dus voor dat je je doel bereikt door deelnemers te vragen documentatie door te nemen voor de vergadering. Tijdens de vergadering volstaat het om een samenvatting te geven van de documentatie. En de collega die niet de tijd gehad heeft om alles door te nemen, krijgt zo de essentie mee. Bovendien hou je vaart in de gesprekken.
• als je vergadert, wil je hiermee een doel bereiken. Een heleboel vergaderingen monden niet altijd uit in doelen of actiepunten. Bepaal dus op voorhand (ook hier opnieuw een mooie rol voor de voorzitter) welke doelen je wil bereiken. Als je weet dat een finale budgetbeslissing iedereen verdeelt zodanig dat 1 vergadering niet voldoende is, verdeel de beslissing dan in actiepunten: de 1ste vergadering kan dienen om  deelbudgettten af te spreken, de 2de om iedereen op dezelfde lijn te krijgen, de 3de (laatste en korte vergadering :)) om de budgetknoop door te hakken.

Met z’n allen aan de slag

Gewapend met een aantal vergaderweetjes, is het voldoende om elkaar te steunen in goede vergadertechnieken! Geef elkaar constructieve feedback, zie wat er heel goed ging, wat er beter kan. Dan mogen de smartphones misschien ook eindelijk eens geband worden uit de vergadering!