“Stel niet uit tot morgen wat je vandaag kunt doen”. Het behoort tot de reeks uitdrukkingen die mijn jeugd sierden, net zoals “de aanhouder wint”, “spreken is zilver, zwijgen is goud”… (voor meer inspiratie: zie de Van Dale). Alleen geef ik grif toe dat uitstellen soms tot mijn favoriete bezigheden behoort. Op sommige dagen manifesteert zich die onweerstaanbare drang om op een spreekwoordelijk eilandje te gaan zitten, zonder iets uit te spoken, terwijl er toch een paar dringende to do’s op mij wachten…dat zorgt er dan voor dat ik mijn dringende to do’s netjes naar een andere dag verschuif. Tot de lijst langer en langer wordt en ik nogmaals zaken verzet naar een nabije of soms verre toekomst…aan uitstellen geen tekort!

Wanneer stellen we uit?

Er zijn talloze redenen die ons pushen tot uitstelgedrag:

• Faalangst: je moet aan een taak beginnen en het zweet breekt je uit, je hebt schrik omdat je denkt dat je gewoon niet zal slagen in je opdracht.
• Perfectionisme: je wil een perfecte taak afleveren…alleen, perfectie bestaat niet en een taak zal nooit “perfect” zijn. Maar in je verbeelding voer je die taak wel perfect uit…dus ga je de aflevering van jouw taak blijven uitstellen en er blijven aan morrelen tot je denkt dat je het voor jou gewenste punt van perfectie bereikt hebt.
• De to do lijst is al te lang geworden: als to do’s altijd maar worden verschoven zonder dat er tijd wordt gemaakt om ze eens & voorgoed aan te pakken, wordt de lijst langer en langer en het uitstelgedrag gaat in stijgende lijn. Aangezien er nu teveel brood op de plank is, doen we dit liefst nog eens later…
• Anticiperen: in je gedachten lijken sommige to do’s op een te beklimmen Himalaya die er eigenlijk geen is…als de taak in jouw gedachten die proporties aanneemt, is de kans groter dat je ze gaat uitstellen.

De uitsteller krijgt wel dingen gedaan

Eigenlijk kan je al snel gaan uitmaken voor jezelf of je al dan niet een structurele uitsteller bent: je stelt namelijk dingen uit die je moet doen…door andere zaken te doen. Uitstellen betekent dus niet dat je niets doet. Wel integendeel, als uitsteller kan je namelijk bergen moeilijk en tijdrovend werk verzetten omdat het een manier is om iets belangrijkers niet te doen. Stel dat je een prioriteitenlijst hebt, dan staan de dringendste en belangrijkste zaken bovenaan. Onderaan je lijst staan ook zaken, minder dringend en belangrijk, maar waardevol om te doen. Die laatste zaken aanpakken is een manier om de zaken hoger op de lijst niet te doen. Dus beginnen structurele uitstellers naarstig aan de taken onderaan de lijst, als “excuus” om zaken bovenaan niet te hoeven aanpakken.

Wat kan je eraan doen?

Gelukkig, er zijn oplossingen, truukjes die kunnen helpen:

• Laat je perfectionisme varen: een “niet-perfecte” taak afleveren is best oké. Want als je de balans opmaakt tussen kosten en baten, is het uitstelgedrag waarschijnlijk erger dan de taak meteen aan te vatten om er het best mogelijke resultaat uit te halen, ook al is het resultaat niet “perfect”.
• Stel een takenlijst op die zowel do’s als don’ts bevat: zet je computer aan maar lees je e-mails niet, zorg voor weinig afleiding, maar schenk jezelf daarentegen wel regelmatig een kopje koffie in…op elke lijst zet je voor jezelf ook een beloning, en vink je de zaken af die je hebt afgewerkt.
• Kom in het ritme of de juiste gemoedstoestand om je uitstelgedrag een stapje voor te zijn: een opgewekt liedje om te starten met de taak, een opgeruimd bureau,…laat je creativiteit botvieren!
• Horizontaal organiseren: leg al je papieren gespreid op je bureau (voor zover het gaat over to do’s die het digitale tijdperk hebben doorstaan…) zodat je alle pakjes kunt afwerken. Geen idee hoe je bureau er zal uitzien (laat staan of hij groot genoeg zal zijn), maar proberen waard als alles opbergen er nu net gaat voor zorgen dat je alles uitstelt…
• Samenwerken met de ‘vijand’: waarom geen krachten bundelen en samenwerken met niet-uitstellers? Uiteraard niet om je eigen verantwoordelijkheid te ontlopen maar ook om je collega niet-uitsteller te helpen: misschien kan jij andere taken voor hem/haar verrichten die hij/zij nu net ook onderaan de to do stapel heeft gelegd…

Niet te streng zijn voor jezelf!

En ja, misschien is uitstelgedrag niet altijd een deugd, en kunnen er gemiste deadlines uit volgen. Toch heeft het ook z’n voordelen omdat je andere, waardevolle taken ook effectief gaat uitvoeren. En het kan natuurlijk ook altijd gebeuren dat een taak vanzelf “verdwijnt”, omdat hij tijdens je uitstelgedrag niet meer relevant geworden is…

Meer lezen?

Ik ging inspiratie halen in “de kunst van het uitstellen”, van John Perry. In een bondig en vlot leesbaar boekje, kruidt hij dit onderwerp met de nodige filosofie en humor. Veel leesplezier!